Käyttöehdot

Vapaan taiteen tilan käyttösäännöt 1.1.2020
Käyttötarkoitus
Vapaan taiteen tila on Taideyliopiston ylioppilaskunnan ylläpitämä ja Taideyliopiston rahoittama taidetila. Tilassa tehdään taidetta – teoksia, esityksiä, keikkoja, näyttelyitä, festareita, työpajoja, iltamia ja muita – ja sitä voi varata ainoastaan tapahtumiin, joiden pääasiallinen sisältö on taide. Tilassa ei ole tuottajaa, vaan tilan varaaja toimii itse tapahtumanjärjestäjänä ja vastaa itse kaikesta tapahtumaan liittyvästä.
Käyttöoikeus
Tilan voi varata käyttöönsä kuka tahansa Taideyliopiston opiskelija tai Taideyliopistosta viimeisen kolmen vuoden aikana valmistunut alumni. Työryhmässä voi olla myös Taideyliopiston ulkopuolisia jäseniä, mutta päävastuussa tapahtumasta ja sen taiteellisesta sisällöstä on oltava taideyliopistolainen. Myös tilan varaajan ja vastuuhenkilön tulee olla taideyliopistolainen ja hänen on oltava paikalla tapahtuman aikana (tilan avainta haettaessa on esitettävä voimassaoleva opiskelijakortti). Sama henkilö voi varata tilan maksimissaan 3 vuorokaudeksi kuukaudessa.
Varaaminen
Tilan varaaminen tapahtuu lähettämällä uniarts.fi-sähköpostiosoitteesta varausviesti osoitteeseen vapaantaiteentila@gmail.com. Varaus on tehtävä viimeistään tapahtumaa edeltävän viikon perjantaina; kiireisissä tapauksissa ole puhelimitse yhteydessä tilan koordinaattoriin. Sisällytä viestiisi seuraavat tiedot:
Viestin otsikko: VARAUS, tapahtuman nimi, päivämäärä
Viestin sisältö:
– tapahtuman nimi,
– tapahtuman kuvaus tietoineen,
– toivottu päivämäärä,
– liitteenä kuva tapahtumalle, jos mahdollista,
– varaajan koko nimi, akatemia/status, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Vapaan taiteen tilan koordinaattori vahvistaa varaukset. Koska samalle ajankohdalle saattaa olla useampia lähes samanaikaisia varaustoiveita, varmistuu varausten järjestys viime kädessä tilan koordinaattorin kautta.
Varausten aikarajat
Tilassa saa toimia vain aikavälillä klo 7.00–22.00. Varaukset tehdään oletusarvoisesti koko päivän ajaksi.
Tilan voi varata projektia kohden maksimissaan 3 vuorokaudeksi per projektiin osallistuva tilan varaamiseen oikeutettu henkilö, jos varaus sisältää julkisen tapahtuman tilassa. Jos kyseessä on työryhmä, jolloin tilan varaaminen on mahdollista pidemmäksi ajaksi, on projektikohtainen varausmaksimi 2 viikkoa. Pelkkään harjoituskäyttöön muualla kuin tilassa tapahtuvia tilaisuuksia varten aikaraja on 1 vrk per projektiin osallistuva tilan varaamiseen oikeutettu henkilö, kuitenkin yhteensä enintään 3 vrk per projekti.
Jos tila halutaan erityisestä syystä (esim. opinnäytetyö) varata ylläolevia rajoja pidemmäksi ajaksi, voi siihen anoa poikkeuslupaa Taideyliopiston ylioppilaskunnan hallitukselta. Vapaamuotoinen hakemus toimitetaan osoitteeseen vapaantaiteentila@gmail.com, ja sen tulee sisältää samat tiedot kuin perusvarauksessa sekä lisäksi perustelut pidemmälle varaukselle. Ylioppilaskunnan hallitus myöntää poikkeusluvat päättämiensä yleisten periaatteiden pohjalta tapauskohtaisen harkinnan mukaan.
Avaimet ja pääsyliput
Tilan avaimia annetaan järjestäjien käyttöön 1 kpl per tapahtuma. Avaimen saa tilan koordinaattorilta.
Tilaisuuksiin saa myydä pääsylippuja. Tilaisuuksien tulee kuitenkin aina olla maksuttomia Taideyliopiston opiskelijoille, ja muille opiskelijoille lipun maksimihinta on 5 euroa. Peruslipun hinta on vapaasti määriteltävissä. Tilan varaaja vastaa itse rahaliikenteestä.
Varaajan vastuu ja siivous
Tilan varaaja vastaa kaikesta mahdollisesta sotkusta, vahingosta ja häiriöstä, jota tilassa varauksen aikana tapahtuu. Varaaja vastaa myös tilaisuuden järjestyksenpidosta ja hänen vastuullaan on huolehtia, ettei yleisö tilaisuuden aikana tai sen jälkeen aiheuta häiriötä tilan ovella tai sen läheisyydessä Vilhonvuorenkujalla.
Myös tilan siivous on varaajan vastuulla, ja tilan tulee olla varauksen päättyessä samassa kunnossa kuin se oli tapahtuman alkaessa. Tarvittaessa tapahtuman kulukorvauksiin varattu summa voidaan pidättää tilan siivoamiseen tai mahdollisten vahinkojen korjaamiseen. Pidä siis huolta, että siivoat jälkesi ja pidät tilan kunnossa!
Selkeissä väärinkäytöstapauksissa tilan varaajalle voidaan myös langettaa tilan käyttökielto maksimissaan 6 kuukaudeksi. Käyttökielto voidaan langettaa myös, jos tila on varattu tahallisesti väärin tiedoin Käyttöoikeus- tai Käyttötarkoitus-kohtien vastaisesti Taideyliopiston ulkopuoliseen tai muuhun kuin taiteelliseen käyttöön.
Kulukorvaukset
Tapahtumalle voidaan maksaa kulukorvauksia maksimissaan 100 € seuraavin ehdoin:
Ennen tapahtumaa:
– tapahtuman lopulliset, tarkat tiedot (päivämäärät ja kellonajat, ohjelma- tai näyttelytiedot ja mahdolliset lippujen hinnat) on toimitettu tilan koordinaattorille edeltävän viikon perjantaihin mennessä,
– tapahtuma on julkinen ja yleisölle avoin (harjoituskäytöstä ei makseta kulukorvauksia).
Tapahtuman jälkeen:
– tila on järjestelty perusmuotoon ja siivottu, roskat on viety ja tekniikka palautettu paikoilleen ehjänä,
– tapahtuma on dokumentoitu (ks. tarkemmin alla).
Kaikkien korvattavien kulujen tulee liittyä suoraan tapahtumaan tai sen järjestämiseen. Alkoholijuomia korvataan maksimissaan 30 euroon asti.
Kuitit ja dokumentointi
Toimita maksimissaan 1 viikko tapahtuman jälkeen tilan koordinaattorille sähköpostitse:
– 2-3 kuvaa tapahtumasta,
– arvio yleisömäärästä,
– maksutietosi (IBAN ja BIC),
– skannattuna kuluihin liittyvät kuitit, joissa näkyy myös ALV-osuus,
– palaute tilan käytöstä (vapaaehtoinen).
Yhteydenotot
Kaikkiin tilan käyttöön liittyviin yhteydenottoihin vastaa Vapaan taiteen tilan koordinaattori. Parhaiten tavoittavat tekstiviestit ja sähköposti; puhelintiedustelut vain ma–pe klo 9–16.
Tilassa ei ole päivystystä, joten sovi tapaaminen myös edeltävän viikon perjantaihin mennessä, jos haluat asioida tilassa.